Cos’è la gestione documentale? Per gestione documentale si intende la “gestione ottica dei documenti”. Si tratta di una moderna soluzione al problema che affligge ogni attività lavorativa, dalla più grande alla più piccola, ovvero la corretta ed ordinata gestione dei documenti di cui, quotidianamente, ogni Studio viene in possesso.

Nonostante l’uso del computer, trovare un documento importante e condividere informazioni aggiornate, reperire il lavoro di un collega in tempi rapidi diventa un'impresa ardua, a volte estremamente dispendiosa in termini di tempo (quante volte sarà capitato di non trovare un documento archiviato in un raccoglitore sbagliato?).

Una corretta gestione documentale enfatizza le potenzialità legate alla informatizzazione dei documenti e degli archivi: l’obiettivo principale è quello di dematerializzare i documenti cartacei di ogni tipo (fatture, verbali d’assemblea, contratti di manutenzione, preventivi, polizze assicurative, lettere, F24, ecc.) e quindi renderli disponibili in ogni luogo e momento ricercandoli tramite parole chiave (nome del fornitore, descrizione del condominio, tipo di documento, numero della fattura, ecc.).

L’accesso ai documenti digitali può avvenire attraverso un’interfaccia web-based cioè tramite internet oppure direttamente dai computer del cliente. La soluzione web-based è la forma attualmente più evoluta di gestione di un archivio informativo globale ed ha ovviamente la peculiarità di renderli disponibili anche al di fuori dello Studio.

In sintesi i principali vantaggi derivanti dalla gestione documentale sono:

• documenti sempre “a portata di mano”;
• ricerca semplice e veloce dei documenti o del contenuto degli stessi;
• riservatezza e sicurezza dei dati;
• accesso ai documenti da qualsiasi computer munito di browser (soluzione web-based);
• riduzione del flusso cartaceo (eliminazione delle fotocopie del documento da inoltrare ai diversi collaboratori);
• conservazione dei raccoglitori contenenti i documenti originali in luoghi diversi dall’ufficio consentendo il recupero di spazio sfruttabile per altre attività;
• abbattimento dei costi di gestione.

D. & D. Software non Le propone un semplice programma che permette di archiviare i documenti creando un archivio digitale ma il servizio, “chiavi in mano”, di gestione documentale che pone in essere tutte le procedure necessarie alla trasformazione dei documenti cartacei in documenti digitali.

Il servizio di gestione documentale si sviluppa nei seguenti passaggi:

• scansione dei documenti attraverso scanner professionali a colori ad alta definizione;
• attribuzione manuale delle chiavi di ricerca (stabile, fornitore/condomino, numero e data documento, tipologia, ecc.)
• creazione archivio digitale;
• restituzione al cliente del database e/o pubblicazione su web (soluzione web-based);
• collegamento dei documenti ottici alle rispettive anagrafiche del gestionale WStabi per ampliare il campo di ricerca del documento stesso: ad esempio richiamando l’anagrafica di un fornitore sarà possibile richiamare tutti i documenti dello stesso oppure richiamando una registrazione della fattura nella gestione movimenti sarà possibile vedere la fattura stessa.

I vantaggi del servizio di archiviazione dei documenti sono i seguenti:

• nessun costo in attrezzature professionali di alta produttività;
• non avendo necessità di acquistare costose apparecchiature per l’acquisizione dei documenti non si corre il rischio di obsolescenza delle tecnologie e non si hanno costi fissi legati alla manutenzione delle stesse: guasti hardware, materiali di consumo, canoni di assistenza tecnica ai fornitori dell’hardware;
• nessun costo di personale per la gestione del sistema: training sulle attrezzature, lavoro di scansione vero e proprio, codifica manuale dei dati da associare al documento;
• massima trasparenza relativamente al costo del servizio che è quantificato sul numero di pagine da digitalizzare;
• affidare a terzi le procedure per creare l’archivio digitale permette di focalizzarsi sulla propria attività giornaliera. 

Il costo del servizio è calcolato sul numero di pagine da scansionare (pochi centesimi di euro per foglio) ed alla modalità, decisa dal cliente, di restituzione degli archivi digitalizzati: in presenza di un elevato quantitativo di documenti il costo diminuisce.

Tale cifra risulta essere di gran lunga inferiore al costo complessivo di gestione del documento cartaceo così come riporta una ricerca riportata sul numero di ItaliaOggi del 11/01/2010:

• costo tempo di archiviazione, considerando che si impiegano circa 2 minuti e uno stipendio medio di 1200 euro = circa 0,55 euro/documento;
• costo per ricerca dei documenti, considerando che si impiegano circa 5 minuti su uno stipendio medio di 1200 euro = circa 1,35 euro/documento;
• costo fotocopia = 0,03 euro/foglio.

Senza l’ausilio dell’archiviazione ottica il costo complessivo sarebbe circa 2 euro per foglio.

La dematerializzazione di documenti cartacei attraverso la scansione e l’archiviazione di documenti è un esigenza sempre più sentita in molte realtà lavorative. 

Non esiti a contattarci, senza alcun impegno da parte Sua, per avere maggiori dettagli sulle caratteristiche di questo servizio innovativo.